Smart Working: tutti gli strumenti per lavorare da casa

Scopri quali sono gli strumenti che tutte le aziende dovrebbero implementare all’interno del proprio sistema organizzativo

In fase di lock down, lo smart working si è configurato come una vera e propria necessità senza alternative. Con il trascorrere delle settimane, però, le imprese si sono rese conto che il lavoro da remoto può rivelarsi una splendida risorsa, da implementare anche in futuro, quando esso non sarà più l’unica strada percorribile. Per riuscire a gestire in modo ottimale i processi aziendali a distanza, però, ci sono alcuni strumenti per lo smart working che tutte le società dovrebbero implementare all’interno del proprio sistema organizzativo. Ecco quali sono.

Una postazione confortevole

Innanzitutto, è bene che il collaboratore entri nella giusta ottica: lo smart working segue le stesse regole del lavoro in ufficio e richiede un approccio funzionale, il rispetto degli orari e un’etica del lavoro. Per questo, la prima cosa da fare è crearsi un proprio ambiente di lavoro, uno spazio che permetta di restare isolato dalle distrazioni domestiche, insomma un vero e proprio ufficio domestico. Ovviamente, il lavoro da remoto diventa ingestibile senza una adeguata connessione internet: di certo non si può pensare di gestire videochiamate, email e gli altri task utilizzando il proprio smartphone come hotspot.

Un cloud condiviso

Gestire le operazioni aziendali a distanza significa anche trovare un modo per efficientare la comunicazione tra colleghi e automatizzarne i processi. Una soluzione imprescindibile, soprattutto per chi lavora in team, è quella del cloud condiviso dentro cui caricare tutti i file necessari al gruppo di lavoro, evitando scomodissimi allegati via mail, da inviare più volte dopo ogni modifica. Una suite decisamente pratica e totalmente gratuita è quella inclusa nei servizi di Google Drive, che è oltretutto estremamente semplice da utilizzare. Un’ottima alternativa è rappresentata dalla suite Microsoft 365, che include anche un terabyte di spazio all’interno del sistema OneDrive.

Strumento per le videoconferenze

Ovviamente, la distanza fisica sarà sopperita attraverso frequenti videochiamate. Dunque, le aziende non possono fare a meno di uno strumento per le videoconferenze adatto, che permetta anche videochiamate con un numero elevato di utenti e senza limiti di tempo. Servizi che sono proposti nella versione a pagamento da numerose piattaforme quali Meet di Google, Zoom, Cisco WebEx Meeting e Skype Business

Cuffie Wireless

Il sistema di videoconferenza deve essere adeguato alle esigenze, ma devono esserlo anche le strumentazioni impiegate dai singoli utenti. In questo senso, è fondamentale, soprattutto per chi vive nel centro abitato, munirsi di cuffie wireless integrate al funzionamento di un microfono. Non ci si può permettere di rinviare una riunione perché il vicino di casa sta lavorando con il trapano in casa o perché il traffico che giunge dalla finestra rende impossibile il dialogo con gli altri membri della videoconferenza.

Trello per gestire i progetti condivisi

Trello è un gestionale che permette l’organizzazione di un progetto, di ordinare i task di ogni professionista, di elencare le cose da fare e quelle già fatte e di caricare varie tipologie di file. La piattaforma è perfetta per rendere immediata la coordinazione fra professionisti senza neppure il bisogno di collegarsi a chat condivise o di alimentare costanti flussi di comunicazione: è tutto lì!