Organizzare un evento sul vino all’aperto: da picnic in vigna a feste in spiaggia

Scopri come organizzare al meglio il tuo evento

Non c’è niente di meglio di un bell’evento en plein air per omaggiare la natura stessa del vino: di seguito scopriremo tutti i trucchi e i suggerimenti più azzeccati della migliore organizzazione eventi, e capiremo quali sono le strategie per vivere a tutto tondo una giornata all’aria aperta dedicata al vino e alle sue meraviglie.

Operazione meteo: cosa fare in caso di pioggia?

La prima cosa da fare quando si organizza un evento vinicolo all’esterno è assicurarsi che le previsioni meteorologiche garantiscano bel tempo. Una giornata soleggiata sarà la sicurezza di una degustazione di successo, e si potrà approfittare del clima mite per assaporare i profumi della bella stagione. Ovviamente, non sarà un acquazzone improvviso o qualche goccia di pioggia a rovinare il nostro baccanale 2.0, perché ci verrà in soccorso il tanto utile quanto efficace piano B. Un evento di vino all’aperto deve essere organizzato in una location adatta, attrezzata con pergolati e tettoie che possano ospitare gli invitati in caso di pioggia, e garantire che tutto fili liscio, anche se il tempo ci fa uno scherzo inaspettato.

Se il vernissage dedicato al Chianti o al Brunello di Montalcino è previsto in vigna, sarà bene prevedere l’imprevedibile e dotare la location di un gazebo abbastanza ampio e accogliente, oppure sfruttare gli archi e i portici del casolare per ospitare gli invitati e consentire il proseguimento della degustazione Organizzare e attrezzare la location, quindi, è di importanza fondamentale ed è una fase da pensare nei minimi dettagli con spirito lungimirante e previsionale. Un evento vinicolo all’aperto, che sia in collina all’aria aperta, in una fattoria, in cantina, oppure sulla spiaggia, potrà essere organizzato a ridosso dei mesi della vendemmia, quindi tra fine agosto e ottobre, quando le temperature sono ancora alte o temperate. 

L’allestimento della location in un evento vinicolo outdoor

Dopo aver scongiurato il maltempo e aver attrezzato la location in modo che la pioggia non rovini il nostro evento vinicolo, possiamo dedicarci all’allestimento e all’arredamento, magari affidandoci a un designer di esterni o comunque al nostro buon gusto. Per un picnic en plein air che ricorda i dipinti di Monet, via libera alle tovaglie a quadretti rossi e bianchi, adagiate sul prato, in modo spontaneo e squisitamente naïf. Oppure, si può dotare il parco in cui si svolgerà la manifestazione con una serie di tavoli rettangolari in legno, disposti in lunghezza e in modo parallelo, un po’ come una festa in sagra o un pranzo in contrada.

Un’altra idea vincente è immergersi completamente nel mood e pescare a piene mani nell’immaginario associato al vino, mettendo a disposizione degli ospiti una serie di botti in legno dalle grandi dimensioni, o di tini in acciaio, su cui appoggiare i calici e stuzzicare qualcosa di buono fra una chiacchiera e l’altra durante la degustazione. In un evento di questo calibro, in cui si racconta la storia di un vino ma soprattutto si offre un’esperienza che coinvolge tutti i sensi a 360°, è fondamentale rimanere aggrappati alle radici e al contesto stesso della festa, proponendo caratteristiche e ispirazioni pescate dalla macrocategoria semantica della vigna, della cantina, della vendemmia.

Evento in spiaggia: come portare le vigne tra la sabbia?

Lo sapevate che alcune varietà di vino crescono a piede franco, come di dice in gergo tecnico, proprio in mezzo alla sabbia? Si tratta delle specialità vinicole sabbiose che sprigionano nel loro corredo aromatico tutti i profumi mediterranei più intensi, e maturano un bouquet molto particolare, come il Vermentino di Gallura o di Sardegna. Organizzare un evento vinicolo sulla spiaggia è il modo migliore per omaggiare queste rinomate cantine, vere e proprie oasi da cui provengono eccellenze italiane che ci invidiano in tutto il mondo. Quindi, un evento di vino non richiama solamente la classica location in collina, immersa nel verde e tra i tralci di viti, ma anche un paesaggio più brullo e misteriosamente sauvage, come può essere quello di una spiaggia libera bagnata dal mare! La cosa importante, con un panorama di questo tipo, è ombreggiare tavoli e posti a sedere con apposite strutture, che possono essere dotate di tende a vela o a cupola: in questo modo gli ospiti potranno degustare il calice di vino senza dover rischiare un’insolazione!

L’arredo di un evento vinicolo sulla spiaggia, a questo punto, può essere interpretato con mood differenti, in stile spiccatamente marittimo, avventuroso e volutamente selvaggio, oppure più sofisticato, un po’ cool, in cui lasciarsi conquistare dai trend outdoor design più lussuosi e raffinati. In tutti i casi, consigliamo di arredare con sedute e divanetti bassi in teak o rattan, particolari varietà di legno tecnico, materiali sintetici eleganti e allo stesso tempo robusti e resistenti alle intemperie. Non preoccupatevi se la location potrebbe risultare spoglia, poiché i trend d’arredo più attuali omaggiano concetti zen come spiritualità, sobrietà e semplicità, che si rispecchiano nel mobilio povero: d’altra parte, i vini sabbiosi migliori crescono a contatto con l’arena e subiscono la siccità, manifestando le spiccate sfumature senza troppe lavorazioni e trattamenti eccessivi. In un evento vinicolo e in una festa sulla spiaggia, l’arredo migliore lo farà il mare, con tutto il suo fascino: anche qui non può mancare un buffet adeguato, a base di formaggi stagionati, piccola pasticceria fresca e affettati.

L’importanza di una buona agenzia di organizzazione eventi

Organizzare un evento sul vino implica, però, sempre una tale molteplicità di dettagli da considerare, che emerge con chiarezza l’esigenza di svincolarsi dal “fai da te” e preferire, piuttosto l’aiuto di un’agenzia di organizzazione eventi, tramite la quale l’esperienza, la professionalità e la conoscenza del settore sono essenziali per garantire che ogni momento dell’evento, dal piccolo dettaglio all’organizzazione complessiva, sia curato alla perfezione. Una maggiore attenzione al vino, e in particolare al binomio tra vino e cibo, può elevare l’intera esperienza, rendendola davvero indimenticabile.
Un’agenzia specializzata soprattutto nell’organizzare eventi di food and beverage  avrà una conoscenza profonda dei prodotti, delle location più adatte e delle possibili complicazioni e saprà consigliare i vini migliori da abbinare ai cibi proposti, suggerire allestimenti che rispecchiano l’immagine e la filosofia del vino scelto, garantendo che ogni dettaglio, persino il più “apparentemente irrilevante” sia in sintonia con l’immagine dell’etichetta e l’atmosfera desiderata.