Come pianificare un evento di successo in 8 punti

Scopri come pianificare un evento accattivante

La pianificazione di un evento è un’impresa ardua e impegnativa che comporta molte responsabilità. Ecco la lista degli 8 elementi più importanti su come pianificare un evento di successo.

1. Definisci chiaramente lo scopo dell’evento

Perché stai organizzando un evento? La prima cosa da fare è centrare il focus sull’obiettivo dell’iniziativa. Sono numerosi i motivi per cui potresti investire nell’event planning: una celebrazione per una nuova struttura, un evento di raccolta fondi, il lancio di nuovi prodotti da condividere con i clienti ecc. Il tuo evento può rappresentare uno sforzo impegnativo (anche economicamente), pertanto chiarisci bene il tuo obiettivo principale e dopodiché rifletti su come pianficare un evento.

2. Scegli chi invitare

A seconda del tipo di evento che stai organizzando e della tua attività, devi valutare attentamente chi sarà invitato a partecipare. Definire bene il target di destinazione dell’iniziativa è una delle chiavi che determinerà la buona riuscita della manifestazione. Nota bene: ottimizzare il numero degli invitati, concentrandoti su chi è interessato realmente, vuol dire anche ottimizzare il budget stanziato.

3. Pianifica la logistica

La logistica può sembrare piccola cosa, ma se non si pone la giusta attenzione alla gestione degli spazi e degli spostamenti si può andare incontro ad enormi disagi. Il flusso di traffico e il parcheggio contribuiscono alla sicurezza dei vostri partecipanti e una segnaletica chiara rende il raggiungimento della location decisamente più agevole.

Verrà servito del cibo? Quanto? E di che tipo? La risposta a queste domande è spesso dettata da due elementi: il numero di persone invitate e il budget stanziato. Il cibo fornito può essere costoso, ma l’ultima cosa da fare è non prenderne a sufficienza per tagliare i costi. Qualsiasi programma tu faccia, ti consigliamo di calcolare sempre un 20% in più del preventivo per procedere con serenità e senza imprevisti.

4. Coinvolgi i partecipanti

Come pensi di intrattenere la gente al tuo evento? A seconda dell’obiettivo dell’evento hai diverse opzioni. Eccone alcune:

• Coinvolgere uno speaker di alto livello: questo potrebbe essere una personalità ben nota, un personaggio famoso o uno sponsor del tuo marchio
• Intrattenimento musicale con musica live. Ogni evento, mostra o momento speciale di un congresso può essere arricchito da un accompagnamento musicale.
• Rendere indimenticabile il proprio evento con scenografie ed effetti speciali. Rivolgiti ad una società specializzata in allestimenti eventi, avendo cura di spiegare bene i tuoi obiettivi e il messaggio che vuoi trasmettere al pubblico.

5. Prevedi dei gadget personalizzati in omaggio

Fornire a tutti i partecipanti dei gadget personalizzati in omaggio è un bel modo di ringraziarli per aver sostenuto il tuo evento e per restare impressi nella mente. A seconda della tipologia di azienda o organizzazione, potresti offrire un gadget di produzione propria coerente con il tema dell’evento o cercare degli sponsor, in modo da non dover spendere altri fondi.

6. Accordati con il tuo staff

In un evento aziendale non possono assolutamente mancare i membri del tuo staff, quindi è importante che tutto il personale sia al completo per l’occasione. Organizza il calendario in modo tale che tutti (o la maggior parte di essi) siano a loro agio con la data selezionata, in particolare se l’evento è nel weekend. Il miglior modo per fallire è realizzare un evento cui partecipano dei dipendenti infelici ed è per questo che devi confrontarti con loro su come pianificare un evento.

7. Documenta l’evento

Documentare l’evento è una soluzione efficace per molte ragioni. Puoi condividere la tua iniziativa tramite il sito web aziendale e i canali social, con l’obiettivo di promuovere la tua azienda. Ciò richiede la collaborazione di qualcuno che faccia delle foto, ma non significa necessariamente assumere un fotografo professionista. Se il tuo budget lo permette, è fantastico. Altrimenti, parla con i tuoi dipendenti e scopri se qualcuno ha l’hobby per la fotografia o una naturale inclinazione per fare delle belle foto e chiedigli se è disposto a fare qualche scatto dell’evento.

8. Fai un riepilogo finale

A seguito dell’evento, riesamina il tutto e fai delle considerazioni assieme al tuo team, per scoprire cosa ha funzionato e cosa avresti potuto fare in più che non hai fatto, in modo tale da poter migliorare l’organizzazione dell’evento successivo!

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