Come e quando organizzare una conferenza stampa

Scopri perchè è importante avere un contatto diretto con i mass media e il pubblico

La conferenza stampa è uno strumento (anche) aziendale particolarmente efficace che, per determinate tipologie di comunicazione, si rivela una risorsa eccellente che permette un contatto diretto con i mass media e con il pubblico. Si tratta però di un mezzo che non si adatta a qualunque tipo di contenuto e che deve essere utilizzato con accortezza. Ecco come e quando organizzare una conferenza stampa.

Prima di tutto: è il caso di organizzare una conferenza stampa?

Prima di mettersi a caccia di medialist, ancor prima di gettarsi alla ricerca della location adatta, bisogna porsi una domanda molto semplice: è davvero il caso di organizzare una conferenza stampa? La nostra agenzia di organizzazione eventi a Milano si trova spesso nella situazione di porsi questa domanda. Il tempo dei professionisti dei mass media è prezioso e di certo loro non hanno intenzione di sprecarlo in questioni di poco conto. Prima di organizzare una conferenza stampa bisogna valutare il livello di ‘notiziabilità’ dei contenuti pensati per la conferenza. Non di rado, aziende e ed associazioni scelgono di indire conferenze su tematiche di scarsa rilevanza, volute più da direttori con un eccesso di autostima che dagli addetti ai lavori. L’effetto che si ottiene, qui, può essere decisamente negativo: far sprecare del tempo ai giornalisti significa perdere credibilità, con il rischio di pagarne lo scotto nelle successive manifestazioni.

Come organizzare una conferenza stampa: la location

La prima cosa da fare è scegliere la location, e non una location a caso: serve un luogo facile da raggiungere, meglio se conosciuto. La sede della conferenza stampa è parte integrante della comunicazione dell’evento; selezionare una sede di prestigio, significativa e, magari, coerente con i contenuti dell’iniziativa è certamente un buon modo di dare forza e risalto ai contenuti.

La location deve essere provvista del materiale tecnico necessario: un microfono, un videoproiettore (se serve), un palco (se si ritiene sia il caso). Inoltre, è meglio optare per sale non troppo ampie.

Quando organizzare una conferenza stampa: l’orario e la durata

Solitamente, una conferenza stampa va in scena in seconda mattinata, dopo le 11:00. L’orario è pensato per permettere agli organi coinvolti di raggiungere con calma la location, lasciando però il tempo di realizzare l’articolo e di pubblicarlo in giornata.

La durata dell’evento non deve andare oltre i 45-50 minuti, cui bisogna aggiungere il tempo dedicato alle domande dei presenti e per eventuali interventi dalla platea.

Come organizzare una conferenza stampa: la cartella stampa

Selezionati luogo, data e ora dell’evento, si procede al coinvolgimento dei media e di tutti gli stakeholder potenzialmente interessati. L’invito all’evento deve essere mandato per tempo ma, allo stesso tempo, non con eccessivo anticipo: l’ideale è una settimana prima. Assieme all’invito deve essere trasmessa una cartella stampa, funzionale a esporre in maniera compendiata ma completa le informazioni più rilevanti: il giornalista ha bisogno di qualche notizia in più per decidere se accettare o meno all’invito.

Dopo l’invio degli inviti è opportuno effettuare una chiamata di recall per chiedere conferma di partecipazione (e mettere pressione al giornalista) e fare una stima del numero dei presenti. Risulta molto utile predisporre un foglio di presenza per annotare quali testate hanno partecipato e quali no.

Come organizzare una conferenza stampa: l’accredito

L’arrivo dei giornalisti deve essere gestito in maniera professionale. L’ideale è che ad accogliere i professionisti per l’accredito vi sia un personaggio interno all’azienda, che possa presentarsi a chi non conosce, interagire con chi conosce, fornire informazioni ulteriori. La fase di accredito serve sia a prendere nota dei presenti e sia per raccogliere i dati di contatto diretti del giornalista (che serviranno nelle ore successive), oltre che per fare pubbliche relazioni.

Come organizzare una conferenza stampa: il day after

Conclusa la conferenza stampa, non finisce il lavoro di comunicazione, anzi! Ora è il momento della rassegna stampa: occorre individuare tutto il materiale pubblicato sulla notizia presentata in conferenza stampa, sia nel web che sulla carta, ricontattare i giornalisti che ne hanno dato visibilità per ringraziarli e quelli che non l’hanno ancora fatto per sollecitare e capire il motivo. La fase di recall post-evento è fondamentale per raggiungere il risultato desiderato.

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