Allestimenti fieristici efficaci: 5 elementi chiave da considerare

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Le fiere commerciali sono probabilmente tra gli eventi che maggiormente sollecitano i nostri sensi con una moltitudine di stimoli fatti di forme, colori, materiali, luci, suoni e persino di odori.
In questo flusso continuo primeggiare e “farsi notare” staccandosi dagli altri stand diventa un’impresa ardua, se non impossibile. Ecco perché allora è fondamentale l’affidarsi ad una agenzia di organizzazione eventi esperta e in grado di realizzare funzionali ed efficaci allestimenti fieristici che non siano “semplici contenitori” del prodotto o del servizio che si intende promuovere, ma che piuttosto sappia trasformare uno spazio messo a disposizione di un brand per farne una vera e propria vetrina, il biglietto da visita, il primo contatto con il potenziale cliente.

Ogni elemento che compone l’allestimento, dal design all’illuminazione, dalla scelta dei materiali all’uso della tecnologia, fino al messaggio e al branding, contribuisce infatti a definire l’immagine un’azienda proietta sul suo pubblico di riferimento. Quando un allestimento è coerente con il brand, ben organizzato e curato, è più facile possa attirare l’attenzione, fare soffermarsi, suscitare interesse desiderio di scoprirne di più e curiosità, favorendo l’interazione e innescando il dialogo e una relazione con il visitatore.Partecipare alle fiere di settore e a quelle commerciali è per ogni azienda una assoluta priorità, ma prima ancora lo è creare uno spazio dedicato in grado di rispecchiare i 5 elementi chiave indispensabili per realizzare un allestimento fieristico efficace e valorizzante per un brand.

1. Identificazione degli obiettivi e del target di riferimento

Nel processo di pianificazione di un allestimento fieristico efficace, uno dei primi passi da compiere è quello di ragionare e intercettare gli obiettivi specifici che si vogliono raggiungere con un evento aziendale, quale una fiera. È chiaro che questi obiettivi non sono tutti uguali, e non sempre nel tempo, ma possono variare in base alla natura dell’evento e alle esigenze dell’azienda, ma in generale si possono suddividere in tre categorie: 
1.promozione del marchio: un obiettivo comune per molte aziende che hanno esigenze commerciali e di vendita. In questo caso, l’allestimento fieristico deve essere incentrato sulla creazione di un’immagine positiva del marchio, dove ogni piccolo elemento deve diventare dettaglio per comunicare l’immagine di un brand. È importante anche garantire una presenza continua di personale aziendale all’interno dello stand, in modo da creare un dialogo con i visitatori e fornire loro informazioni sul prodotto o servizio offerto;
2.acquisizione di nuovi clienti: un altro obiettivo comune per le aziende che vendono, ma in questo caso il momento di vendita non si deve concludere necessariamente all’interno dello stand, in quanto l’allestimento fieristico serve solo “come gancio” per attirare l’attenzione dei visitatori e fornire loro la giusta quantità di informazioni sul prodotto o servizio offerto.
Strumenti come i video dimostrativi, i campioni gratuiti e le presentazioni interattive possono essere utilizzati per coinvolgere i visitatori e convincerli a diventare clienti;
3.vendita diretta: un obiettivo meno comune per le fiere ed esposizioni, ma può essere una scelta strategica in alcuni casi. In questo caso, l’allestimento fieristico deve essere progettato per fornire un ambiente di vendita confortevole e privo di distrazioni, con un’adeguata superficie espositiva e un personale di vendita ben addestrato e motivato. 

Oltre agli obiettivi specifici, è importante identificare anche il target di riferimento dell’allestimento fieristico, e questo può variare in base al prodotto o al servizio offerto e alle strategie di marketing dell’azienda.
Ad esempio, se l’obiettivo principale è la vendita diretta, il target di riferimento potrebbe essere costituito da utenti già interessati al prodotto o servizio offerto. Se invece l’obiettivo principale è la promozione del marchio e l’acquisizione di nuovi clienti, il target di riferimento potrebbe essere più ampio e includere anche visitatori che non sono necessariamente interessati al prodotto o servizio offerto in generale. 

2. Progettazione dello spazio espositivo: estetica e funzionalità

A volte “è proprio la prima impressione che conta”, questo diventa ancora più vero nel caso di un evento fieristico, dove estetica e funzionalità possono influire sull’efficacia della comunicazione e sulla fidelizzazione del pubblico. Perché uno stand fieristico sia efficace anche in termini di impatto positivo sui visitatori della fiera, è importante curare ogni dettaglio dell’allestimento, dal colore delle pareti alle luci, passando per l’arredamento e la scelta dei materiali. L’obiettivo è quello di creare un ambiente piacevole e accogliente che si distingue dagli altri stand presenti nella fiera.
Anche la scelta del logo e dei materiali promozionali deve essere coerente con lo stile dell’allestimento, in modo da creare un’immagine integrata e facilmente riconoscibile. Ma la bellezza dello stand “da sola” non basta se non è funzionale ai fini della comunicazione. Per questo motivo, è importante che lo spazio espositivo sia organizzato nella migliore delle maniere, in modo da rendere fluido il passaggio dei visitatori all’interno dello stand e facilitare l’incontro tra espositori e potenziali clienti, fornendo spazi confortevoli per il dialogo e per la presentazione dei prodotti.
Un altro aspetto da tenere presente è il flusso di persone all’interno della fiera, così da avere la possibilità di posizionare lo stand in modo da massimizzare la sua visibilità e l’accessibilità.
In un’ottica di estetica e funzionalità rientra anche la disposizione dei prodotti all’interno dello stand, che deve essere ottimale per rendere la loro presentazione efficace e facile alla “prova”, così da dare la possibilità di essere toccati e provati dai visitatori.

Rientra nella progettazione di uno spazio espositivo anche la scelta dei supporti espositivi, come i display o i pannelli informativi, e l’illuminazione, responsabile di atmosfere emozionali e suggestive, e accurata nel creare connotazioni e legami emotivi con i visitatori e mettere in risalto, valorizzando, i prodotti esposti. 

3. Utilizzo di materiali innovativi ed ecosostenibili

Oggi siamo certamente più consapevoli della necessità di preservare l’ambiente, e proprio per questo l’utilizzo di materiali più innovativi ed ecosostenibili negli allestimenti fieristici sta diventando un’opzione sempre più attraente per le aziende, anche perché l’utilizzo di materiali più sostenibili può portare un importante beneficio in termini di costo, design e funzionalità. In primo luogo, infatti, i materiali ecologici sono più leggeri e facili da trasportare, il che significa che il costo del trasporto diminuisce e molti di sono anche riutilizzabili o riciclabili, il che significa che offrono una maggiore durata e resistenza nel tempo rispetto ai materiali tradizionali e possono essere scelti per più eventi, senza dover acquistare nuovi materiali. Ma non è solo una questione di costo. E non solo, perché l’utilizzo di materiali ecosostenibili può anche portare a un miglioramento del design degli allestimenti fieristici. Ad esempio, l’uso di materiali come il cartone o la carta da parati ecologica può offrire un’ampia gamma di possibilità creative per la decorazione, oltre ad essere facilmente personalizzati con la stampa digitale, il che significa che i progettisti possono creare allestimenti unici e personalizzati per ogni evento. 

4. Coinvolgimento dei visitatori attraverso tecnologie interattive e dimostrazioni dal vivo

Se la si guarda da una prospettiva relazionale, una fiera è una forma di comunicazione che necessita di essere alimentata su entrambi i fronti: quello degli espositori e quello dei visitatori. Utilizzare quindi tecnologie interattive e svolgere dimostrazioni dal vivo può catturare e aumentare l’interesse del pubblico e migliorare l’esperienza complessiva della visita. L’utilizzo di touch screen può in tal senso aumentare le opportunità di contatto e di approfondimento delle informazioni sui prodotti o servizi offerti dall’azienda, o per fornire una mappa interattiva dell’allestimento fieristico stesso. Un corredo di eventuali app mobili possono migliorare l’esperienza della visita e la fruizione di contenuti multimediali in tempo reale, con la possibilità di migliorare la qualità delle interazioni tra l’azienda e i visitatori.

Anche le dimostrazioni dal vivo hanno un peso enorme all’interno di una fiera, soprattutto se di natura commerciale. Vedere i prodotti in azione e capire meglio le loro funzionalità aiuta i visitatori a comprendere per bene come utilizzare un servizio o prodotto e come potrebbe aiutarli nella loro vita quotidiana o in ambito lavorativo e ne dimostra l’affidabilità, la sicurezza e l’efficacia, creando una esperienza memorabile. 

5. Promozione dell’evento e follow-up con i contatti acquisiti

Dopo aver pianificato e organizzato un evento fieristico, è essenziale promuovere l’evento per attirare il maggior numero possibile di visitatori e massimizzare il ROI.
La promozione dell’evento può avvenire attraverso una varietà di canali, tra cui pubblicità online, come Google AdS e Facebook Ads, e campagne offline come la distribuzione di volantini, brochure, attività di social media per condividere informazioni, azioni di email marketing e pubbliche relazioni per parlare e far parlare dell’evento, anche a distanza di tempo.

Ma una volta che l’evento è giunto al suo termine, è importante fare fruttare i contatti raccolti attraverso un follow-up, anche tramite una email di ringraziamento ai partecipanti e chiedendo loro di fornire un feedback sull’evento. In questa maniera non solo si verificheranno le mail raccolte e si costruirà un database di contatti profilati, ma si getteranno anche le basi per una relazione duratura e futura, magari inviando contenuti relativi a possibili nuovi eventi, sconti, offerte, promozioni e quant’altro, per attrarre il maggior numero possibile di visitatori e massimizzare il ROI. 

La scelta di un partner esperto per allestimenti fieristici di successo

Allestire uno stand fieristico che sia efficace e coinvolgente richiede, come abbiamo visto, richiede un’attenzione meticolosa a diversi dettagli, un’approfondita conoscenza del pubblico target e la capacità di integrare tutti questi elementi in un design funzionale e accattivante.
Tuttavia, il successo di un’esperienza fieristica non è solo una questione di estetica o di prodotti e servizi di qualità, ma soprattutto il saper creare un ambiente che inviti i visitatori a entrare, esplorare, interagire e a creare relazioni durature con il brand.

Per ottenere i migliori risultati, è quindi sempre consigliabile rivolgersi a un’agenzia esperta nella realizzazione di eventi e stand fieristici. Un partner professionale in grado di fornire un supporto completo, dalla fase di progettazione alla realizzazione e al follow-up post-evento, garantendo un’esperienza che rifletta perfettamente l’identità e gli obiettivi del brand.