Come scegliere la location per un evento: 5 consigli utili

Scopri i consigli pensati per te su come scegliere la location adatta a te

Quando si organizza un evento, uno degli aspetti più importanti da valutare è la scelta della location. A fine giornata, ogni invitato non ricorderà solo l’evento a cui ha partecipato, ma anche il contesto nel quale si è svolto. Per questa ragione è indispensabile non lasciare nulla al caso e stupire i propri ospiti il più possibile. Un hotel di lusso, una sala ricevimenti, uno storico palazzo… le opzioni sono davvero tante.

Non sapete da dove iniziare? Niente paura: in questa guida firmata Mediatica Comunicazione organizzazione eventi, vi daremo 5 consigli utili per scegliere la location per un evento.

1. Valutate se la location è raggiungibile

Chi di voi avrebbe voglia di affrontare strade tortuose per raggiungere un evento? Probabilmente nessuno. Per questa ragione, il primo aspetto da valutare è l’accessibilità della location. Badate bene: non parliamo di posti necessariamente a due passi dalla stazione o dalla fermata dell’autobus, bensì di luoghi il più possibile collegati, sia che l’ospite scelga di arrivarci con i mezzi pubblici sia con la propria auto. Se, invece, volete optare per un luogo “fuori porta” assicuratevi di allestire una servizio navetta che permetta ai visitatori di raggiungere facilmente il centro della vostra città.

2. Valutate la dimensione della location

Avete invitato 100 persone al vostro evento? Allora meglio evitare spazi che ne possono contenere la metà! Prima di scegliere la location, valutate la capienza del luogo. Avete previsto 500 persone? Allora il luogo dovrà essere ampio e spazioso per evitare un sovraffollamento spiacevole. Il vostro è un evento di nicchia? Allora potete selezionare una sala piccola ma certamente più intima.

3. Valutate le attrezzature disponibili della location

Dovete organizzare un convegno? Allora è il caso di informarsi sulle attrezzature disponibili: pc, microfoni, videoproiettori, ecc. Meglio evitare brutte sorprese scegliendo dei luoghi non adatti ad eventi del genere. Per maggiore sicurezza, chiedete informazioni in merito prima di scegliere la sede dell’incontro.

4. Valutate lo staff della location

È estremamente importante informarsi sulle competenze dello staff presente, soprattutto se il vostro è un convegno destinato ad accogliere personalità autorevoli. Scegliere una location incantevole ma priva di uno staff adeguato potrebbe seriamente compromettere la buona riuscita del vostro evento. Per cui, occhio a scegliere anche in base al servizio.

5. Considerate il vostro budget

L’aspetto economico è fondamentale nella scelta della location. Evitate di strafare scegliendo palazzi medievali o sale ottocentesche se non disponete di un grosso budget. Esistono sale di ricevimento molto graziose, anche a prezzi non esorbitanti. Non abbiate paura di accontentarvi: spesso, le scelte migliori sono anche le più semplici!

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