Come pianificare un evento aziendale: 5 consigli

Scopri i 5 consigli per realizzare un evento aziendale di successo

Indipendentemente dal tipo di evento scelto, che sia una conferenza, una convention o una fiera, gli eventi aziendali sono strumenti di comunicazione molto potenti ed efficaci. Il loro scopo principale è quello di stabilire, promuovere e intensificare i contatti personali, sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Un evento aziendale è un investimento per la tua attività commerciale. Per massimizzare il rendimento dell’investimento, è necessario sviluppare un processo di pianificazione che funzioni. Ecco alcuni consigli dai professionisti dell’organizzazione eventi aziendali a Milano.

1) Definire gli obiettivi in modo appropriato

La prima cosa da fare è determinare gli obiettivi dell’evento in modo dettagliato, in quanto è essenziale poterli misurare qualitativamente e quantitativamente, in modo tale che l’evento possa poi svolgersi facilmente e senza intoppi, ponendo l’attenzione sul messaggio che si intende trasmettere.

2) Dare priorità al contenuto e non al contenitore

Piuttosto che il luogo in cui si svolgerà l’evento, ciò che è veramente importante è l’oggetto e il modo in cui viene trattato. Un buon contenuto ti aiuterà a creare e a mantenere contatti di qualità e ad ottenere, infine, una reale redditività ed efficacia dall’evento.

3) Aggiungere qualcosa di originale

Per richiamare l’attenzione sull’evento, occorre migliorare l’esperienza dei partecipanti ed imprimerla tra i loro ricordi, aggiungendo qualcosa di originale che vada al di là dei soliti cliché. Innovare, essere creativo e pensare al di fuori degli schemi sono le tre parole chiave. Dal momento che la maggior parte del tuo pubblico ha già partecipato a numerose conferenze ed eventi, è molto importante che il tuo sia diverso da tutti gli altri.

4) Determinare come si desidera pubblicizzare l’evento

Se stai pianificando un evento a invito, il tuo unico costo sarà quello previsto per la stampa delle partecipazioni e per le spese di spedizione. Se invece il tuo evento sarà aperto al pubblico, allora dovrai mettere in conto un elenco di costi pubblicitari non solo tramite i canali offline, ma soprattutto sfruttando l’aiuto delle nuove tecnologie e dei social media.

5) Gestire le spese correttamente

Il budget deve esplicare nel dettaglio il modo in cui saranno spesi i tuoi soldi e il totale della spesa per l’evento. Aggiungi un ulteriore 20% a tutti i costi per consentire modifiche al piano ed evitare problemi durante l’esecuzione dell’evento. Meglio mantenere un margine di sicurezza.

Per un successo assicurato è consigliabile lasciarsi guidare da una società specializzata nell’organizzazione di eventi. In questo modo, incrementerai la qualità e l’originalità dell’evento, avrai maggiore controllo sul bilancio finale e utilizzerai in modo ottimale le risorse.

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