Organizzazione eventi aziendali: i 5 errori tipici

Scopri cosa non fare nell’organizzazione di un evento aziendale

L’organizzazione eventi aziendali è una disciplina complessa che richiede un approccio professionale e metodico. Spesso, le aziende che scelgono di investire nel branding tramite eventi per il pubblico o per i propri referenti di mercato, optano per il fai da te, gestendo internamente le attività e i processi organizzativi. Tuttavia, quello dell’organizzatore di eventi è un lavoro complicato e, senza una guida del settore in grado di sostenere la pianificazione di ogni suo aspetto, risulta molto semplice incappare in errori e ingenuità. Talvolta si tratta di sottigliezze che non tolgono efficacia all’evento, altre volte possono rivelarsi episodi nefasti per la buona riuscita dell’iniziativa. Ecco la lista dei 5 errori tipici di chi organizza un evento aziendale.

1. Non pianificare i tempi

Uno degli errori più comuni di chi si improvvisa organizzatore di eventi è quello di lasciare troppo spazio all’improvvisazione. Durante un’occasione di marchio è fondamentale che tutti i tempi siano cadenzati in modo rigido. Ogni momento deve incastrarsi alla perfezione in una timeline ben definita. Una mancata amministrazione delle diverse fasi può creare buchi organizzativi e momenti di vuoto o, viceversa, di andare troppo per le lunghe, con il rischio di offrire le migliori attrattive quando è già troppo tardi e togliendo forza alla comunicazione dell’evento.

2. Scegliere male la location

La scelta della location riveste un ruolo cruciale per la buona riuscita dell’iniziativa. Il luogo destinato a ospitare l’evento deve essere adatto dal punto di vista degli spazi e delle infrastrutture di supporto e coerente all’immagine di marchio e alla tipologia di format. La selezione deve essere eseguita anche in relazione a esigenze logistiche: è sempre consigliabile optare per location facilmente raggiungibili o, perlomeno, ben servite dai mezzi, in particolar modo se è prevista la presenza di invitati provenienti da fuori città e della stampa.

3. Trascurare il cibo

Il cibo servito durante il momento di aggregazione è parte integrante di quel contenitore di esperienze che è l’evento aziendale. Anche se avete concepito l’iniziativa dando più importanza all’aspetto dell’intrattenimento e dei contenuti, il catering deve essere curato in modo attento e meticoloso poiché esso può cambiare la percezione della qualità che i partecipanti hanno della manifestazione. È sempre opportuno predisporre alternative vegetariane e gluten free, dimostrando attenzione alle esigenze di tutti e rispetto per gli invitati.

4. Non curarsi della promozione

Più che l’evento in sé, è fondamentale, per la buona riuscita dell’iniziativa dal punto di vista della comunicazione, che esso abbia ampia risonanza. Un’iniziativa di marca che non coinvolge la stampa e il pubblico può definirsi un fallimento dal punto di vista aziendale. Ovviamente, spetta all’organizzatore l’onere di creare engagement, di coinvolgere i mass media, gli stakeholder, gli influencer e il proprio target di riferimento, attraverso tutti i canali e le piattaforme proprie delle pubbliche relazioni e delle digital Pr. Forse risulterà un po’ cinico ma, d’altra parte, ciò che appare all’esterno è più determinante di ciò che è.

5. Non monitorare i risultati

Qualunque tipologia di evento abbiate organizzato, lo avete fatto per una ragione specifica, sia essa il lancio di un prodotto, l’acquisizione di contatti, ecc. Nulla di tutto ciò può però avere un peso specifico e un valore senza il monitoraggio degli effetti. In che modo l’evento ha apportato benefici per l’azienda, se ne ha apportati? Cosa ha funzionato e cosa invece no? Qual è il ritorno dell’investimento in termini di vendite, autorevolezza e visibilità del marchio? Queste sono le domande da cui partire per un’analisi che faccia da base di partenza per le successive iniziative.

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