Come organizzare un meeting aziendale in modo impeccabile
Scopri come organizzare un meeting aziendale di successo
Come organizzare un meeting aziendale efficace? Per rispondere alla domanda occorre prima effettuare una serie di considerazioni importanti. La gestione di un incontro di lavoro, a prescindere dalle ragioni che ne giustificano l’esistenza, seguono lo stesso approccio utilizzato dalle agenzie per l’organizzazione eventi di Milano, Roma e delle altre grandi città: pianificazione, focus sull’obiettivo e decisionismo.
Organizzare un meeting aziendale: perché?
Prima di capire come organizzare un meeting aziendale è opportuno porsi un’altra domanda: perché hai bisogno di un confronto di lavoro? A seconda dell’argomento o degli argomenti che verranno trattati, del numero di partecipanti e delle decisioni che occorre prendere in seguito, andranno calibrate tutte le relative valutazioni.
Che tipo di meeting hai in mente? Esistono diverse tipologie di incontri di lavoro: brain storming, formazione aziendale, riunioni per analizzare i risultati raggiunti, lancio di nuovi prodotti o servizi. Ognuna delle tipologie di incontro presenta esigenze tecniche e logistiche differenti.
Scegliere la location
Prima di ogni altra cosa, occorre fissare data, orario e, soprattutto, location dell’incontro. L’individuazione del luogo più adatto a ospitare il meeting presuppone ulteriori valutazioni preliminari: quanti saranno i partecipanti? Quali tecnologie di supporto servono? Quanto spazio occorre? La sala meeting adatta è semplice da raggiungere, permette un confronto tra i partecipanti, è comoda e silenziosa.
L’importante è creare un luogo confortevole e funzionale, in cui ogni partecipante è messo nelle condizioni di ascoltare e di essere ascoltato. La gestione degli spazi è essenziale poiché la sala non deve essere né dispersiva né soffocante e devono essere presenti tutti i supporti necessari (proiettore, microfono, display, piani di lavoro, ecc.). Ove non previsti, occorre organizzarsi in autonomia o avvisare per tempo i referenti di giungere all’incontro attrezzati dell’occorrente.
Strutturare l’incontro
Una volta predisposto il tutto, si può pensare alla conduzione dell’incontro. Per prima cosa, occorre compilare un piano programmatico della riunione, ove siano scanditi tutti i punti all’ordine del giorno in ordine di importanza e, per ognuno di essi, il materiale a supporto necessario (slide, tabelle, grafici, schede integrative, ecc.). Per gestire al meglio i tempi, si può fissare un timing per ognuno dei punti all’odg a seconda della complessità. Il materiale deve essere trasmesso anche ai partecipanti, in modo che ognuno giunga preparato e con un proprio bagaglio di idee e proposte.
La conduzione dell’incontro
Il focus del meeting è il confronto. Inutile organizzare una riunione con i dipendenti se poi l’incontro viene trasformato in un monologo. Ogni partecipante deve avere pari opportunità di intervento e di espressione. Un clima rilassato permette ai presenti di proporsi in modo più lucido, senza il timore di subire attacchi o di essere sminuiti. Accettare le critiche è un altro elemento chiave e fondamentale per la crescita dell’azienda e il raggiungimento degli obiettivi.
Se il meeting aziendale è destinato a durare a lungo, meglio predisporre uno o più coffe break e, di tanto in tanto, rallentare i ritmi delle discussioni stemperando l’atmosfera con battute o aprendo piccole parentesi ludiche: mantenere la concentrazione online a lungo non è semplice ma assumere l’atteggiamento giusto è fondamentale per riuscirci.
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