Come organizzare un evento online in 5 passi

Scopri come organizzare il tuo evento online in 5 semplici passi

Di questi tempi, il settore dell’organizzazione eventi è uno di quelli che sta andando maggiormente in affanno. Le restrizioni imposte dal Covid-19 e il blocco degli assembramenti ha costretto gli operatori del settore a individuare nuove modalità di promozione e approcci alternativi per entrare in contatto con il proprio pubblico di riferimento. L’alternativa principale agli eventi fisici è rappresentata certamente dall’organizzazione di eventi online, sebbene tale modalità, inevitabilmente, presenti caratteristiche e peculiarità proprie, a cui è necessario adattarsi. Ecco una guida in 5 punti su come organizzazione un evento online!

1. Selezionare il tipo di evento

La strategia di comunicazione e promozione deve essere sviluppata in relazione alla tipologia di evento online che si è scelto di proporre. Esistono diverse alternative che un’azienda può selezionare per lanciare il proprio marchio tramite un evento: corsi di formazione, tutorial, sessioni di domande e risposte con gli utenti fino a vere e proprie conferenze online o spettacoli pensati per l’intrattenimento. Bisogna, prima di ogni altra cosa, capire quale obiettivo si pone l’azienda attraverso l’evento e a quale pubblico intende rivolgersi. Sarà un incontro dedicato a un pubblico di esperti o un evento di interesse generale? Qual è la fascia d’età a cui ci si rivolge? Qual è il loro livello di conoscenza e capacità di utilizzo delle piattaforme digitali?

2. Allestire e preparare il set

Un evento online si svolge solitamente a camera fissa, su uno sfondo unico che fa da scenografia. Dunque, è bene allestire il set nel modo più accattivante possibile, badando bene a non inserire elementi che intralcino la ripresa o che possano essere percepiti di cattivo gusto. Si consiglia di scegliere uno sfondo in tema con l’evento o, se preferite, utilizzare un pannello di colore neutro. Altri sfondi consigliabili sono le librerie o pareti monocrome, magari caratterizzate attraverso quadri o poster per personalizzare la scena. Poi, è opportuno fare dei test con la telecamera, per verificare l’impatto del set attraverso l’obiettivo. È importante anche fare una serie di test illuminazione, cercando la soluzione ideale che non sia né troppo luminosa (perché potrebbe alla lunga disturbare la visione da parte del pubblico) né troppo scura. Insomma: tutto deve essere perfetto e curato nel dettaglio prima di avviare l’evento.

3. Scegliere la piattaforma più adatta

Altro aspetto da curare prima ancora di promuovere l’evento: scegliere la piattaforma più adatta. Come ormai abbiamo imparato, esistono moltissime alternative per organizzare un evento online, piattaforme di streaming e condivisione video che permettono a più utenti di partecipare all’evento con un semplice clic o accedendo direttamente al canale scelto per la trasmissione. Trattandosi di un incontro destinato al pubblico, è opportuno optare per una piattaforma di social streaming, facilmente accessibile per chiunque. Facebook ha implementato da tempo la possibilità di avviare dirette in streaming, ma oltre ad essa le alternative sono tantissime: Instagram, Twitch, YouTube, ma anche le piattaforme di teleconferenza quali Google Meet, Microsoft Teams, Cisco Webex, ecc. L’importante è fare la scelta più in linea con le abitudini del proprio pubblico, oltre che con la tipologia di evento.

4. Promuovere l’evento

Una volta definiti tutti i dettagli relativi al pre-publishing, si può procedere con la promozione dell’evento. Da questo punto di vista, le possibilità sono pressoché illimitate e vanno dalla realizzazione di un evento Facebook all’invio di newsletter, dalle inserzioni sui social allo sviluppo di contenuti ad hoc sul proprio sito. La cosa migliore è in ogni caso puntare su un approccio multicanale: mai limitarsi a un unico mezzo di comunicazione.

5. Gestire il post-evento

Un errore tipico, quando si organizza un evento online, è quello di credere che il lavoro si esaurisca con la fine dello streaming. Niente di più sbagliato! Le ore e i giorni successivi sono altro e tanto importanti per rendere l’evento un’arma di promozione. Il video dell’incontro deve quindi essere facilmente reperibile tramite più piattaforme e deve essere promosso presso il proprio pubblico in modalità molteplici. Solitamente, una diretta viene resa accessibile dalla piattaforma che la ospita anche in seguito e questa è una risorsa utilissima per raggiungere le persone che non hanno preso parte all’evento o che sono interessati a rivederlo. Anche in questo caso, si consiglia una strategia multicanale, magari utilizzando quelle piattaforme che non sono state selezionate per l’organizzazione dell’evento ufficiale.

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